Grazie ad un avanzato sistema informativo – web-based – ogni attività di Polimnia RES viene gestita, pianificata e realizzata fornendo al Cliente la completa tracciabilità dei dati e dei risultati in tempo reale, insieme ad un’ampia reportistica per offrire un prezioso supporto alle decisioni del management.

PROPERTY
MANAGEMENT

L’attività principale di Polimnia RES consiste nel presidio del ciclo attivo e passivo, con un forte controllo dei rischi assicurativi, associato ad un sistema di reporting articolato in funzione dei sistemi informativi in dotazione al Cliente.

FACILITY
MANAGEMENT

Polimnia Res offre soluzioni dedicate alle molteplici esigenze delle diverse tipologie di edifici con particolare attenzione a impianti e servizi  – attraverso un approccio integrato di politiche, standard e processi volti a migliorare l’efficacia dell’organizzazione.

PROJECT
MANAGEMENT

Polimnia RES ha sviluppato competenze nell’organizzazione, pianificazione e gestione di progetti nel settore delle costruzioni e dell’edilizia incorporando attività di impiantistica e servizi integrati di facility management.

HOTEL
MANAGEMENT

Divisione specializzata nell’ambito alberghiero che si occupa sia di gestione diretta che di strutture operate da terzi. Le aree di intervento sono molteplici,  sia per la parte strategica che per quella operativa.

SUPERBONUS
110%

Polimnia Res opera come General Contractor e rappresenta l’interfaccia unica dei proprietari committenti per la gestione di tutte le fasi dell’intervento fornendo soluzioni “chiavi in mano”.

Casi di Successo

Property Management

L’attività principale di Polimnia RES consiste nel presidio del ciclo attivo e passivo, con un forte controllo dei rischi assicurativi, associato ad un sistema di reporting articolato in funzione dei sistemi informativi in dotazione al Cliente.

Un’attenta gestione tecnico-manutentiva degli immobili, inoltre, assiste la valorizzazione del portafoglio contenendo i costi operativi, promuovendo anche l’ottimizzazione del rapporto con i conduttori e la loro fidelizzazione.
I principali servizi a titolo esemplificativo sono:

FACILITY MANAGEMENT
  • Aggiornamento delle anagrafiche;
  • Archiviazione e conservazione delle copie degli atti pubblici, privati e della documentazione relativa all’immobile, della corrispondenza in & out con i conduttori e della documentazione contabile e fiscale relativa all’immobile.
  • Supporto alla predisposizione di nuovi contratti di locazione e di rinnovi dei contratti di locazione in essere, ivi compresi eventuali allegati;
  • Aggiornamento dei canoni di locazione secondo le modalità contrattuali (ISTAT, incrementi per manutenzioni straordinarie, ecc…);
  • Invio ai conduttori, di comunicazione per adeguamento del canone di locazione;
  • Impostazione e/o verifica delle tabelle di ripartizione dei costi;
  • Calcolo rate di acconto/conguaglio dei costi ripetibili da addebitare ai conduttori;
  • Effettuazione consegne e riconsegne delle unità immobiliari con stesura di appositi verbali ed eventuale quantificazione danni;
  • Presa in carico delle unità immobiliari a seguito di rilascio conseguente ad azione legale;
  • Inoltro delle informazioni necessarie per la registrazione dei nuovi contratti di locazione e dei rinnovi;
  • Gestione delle garanzie contrattuali (contanti, fideiussioni, etc.), compresi rinnovi, adeguamenti, restituzioni, calcolo degli interessi.
  • Gestione dei rapporti con gli Amministratori di Condominio ed eventuali Amministratori di Supercondominio, di Consorzi, di Comunioni;
  • Eventuale partecipazione alle Assemblee Ordinarie e Straordinarie;
  • Analisi e verifica dei costi richiesti a preventivo e a consuntivo dagli Amministratori di Condominio e Supercondominio.
  • Assistenza nella gestione legale delle pratiche di contenzioso, recupero crediti ed esecuzione sfratti;
  • Gestione morosità;
  • Gestione delle controversie con i conduttori;
  • Predisposizione della documentazione necessaria all’avvio dell’eventuale attività legale per morosità e successiva trasmissione ai legali;
  • Coordinamento eventuali procedure di sfratto.
  • Realizzazione dei progetti architettonici per l’ottenimento di permessi e concessioni edilizie e monitoraggio delle attività relative;
  • Realizzazione della progettazione esecutiva integrata con capitolati, specifiche descrittive e computo metrico finalizzati a predisporre gare d’appalto e monitoraggio delle attività relative;
  • Predisposizione dei contratti di appalto dei lavori;
  • Direzione dei lavori, gestione e supervisione della rispondenza dei lavori ai progetti esecutivi e ai contratti di appalto, contabilità dei lavori, verifiche di fine lavori, collaudi, consegne fino all’ottenimento delle certificazioni finali;
  • Gestione delle varianti con verifica della fattibilità tecnica e della congruità economica.

Facility Management

Polimnia RES offre soluzioni dedicate alle molteplici esigenze delle diverse tipologie di edifici.

L’offerta è rivolta ai servizi di manutenzione degli impianti, al servizio di pulizia e igiene ambientale fino al servizio di reception e facchinaggio. Polimnia RES affianca il Cliente in ogni fase con soluzioni specifiche, manodopera qualificata ed un gruppo di professionisti dedicati.

I principali servizi offerti a titolo esemplificativo sono:

Manutenzione degli Impianti

  • Polimnia RES offre un pacchetto di servizi completo sia per la tipologia degli impianti gestiti sia per le numerose e accessorie attività erogate, che includono gli adeguamenti normativi, la progettazione, l’esecuzione di opere di riqualificazione e la verifica energetica.

Pulizia e Igiene Ambientale

  • L’impegno di Polimnia RES per la qualità dei processi produttivi, per la tutela dell’ambiente, per la sicurezza dei lavoratori e per quella dei clienti è improntato al rispetto dei più alti standard internazionali e al conseguimento delle relative certificazioni. La certificazione ISO 14001 certifica l’impegno di Polimnia RES per il rispetto dell’ambiente.

Reception

  • Gestire il flusso di clienti e dipendenti è essenziale per garantire la sicurezza all’interno di ogni realtà che vuole avere una corretta gestione degli accessi.

Per tenere il servizio costantemente regolato e adeguato alle specifiche esigenze del Cliente, Polimnia RES tiene il proprio personale costantemente formato.

PROJECT MANAGEMENT
  • Monitoraggio e verifica delle condizioni generali dell’immobile
  • Gestione delle manutenzioni e riparazioni preventive ordinarie con individuazione degli interventi necessari, affidamento degli incarichi, coordinamento e supervisione dei lavori, accertamento della loro conformità alle specifiche tecniche ed ai termini contrattuali
  • Monitoraggio e verifica delle condizioni generali degli impianti dell’immobile
  • Gestione delle manutenzioni e riparazioni preventive ordinarie degli impianti con individuazione degli interventi necessari, affidamento degli incarichi, coordinamento e supervisione dei lavori, accertamento della loro conformità alle specifiche tecniche ed ai termini contrattuali
  • Gestione della conduzione degli impianti con individuazione dei soggetti cui affidare gli incarichi
  • Affidamento degli incarichi, coordinamento e supervisione dei lavori
  • Accertamento della loro conformità alle specifiche tecniche ed ai termini contrattuali
  • Individuazione e monitoraggio della necessità di attivazione di servizi al fabbricato (pulizia, vigilanza, portineria, etc.) e di acquisto di eventuali forniture
  • Gestione dei servizi al fabbricato con individuazione dei soggetti cui affidare gli incarichi
  • Affidamento degli incarichi, coordinamento e supervisione dei lavori
  • Accertamento della loro conformità alle specifiche tecniche ed ai termini contrattuali
  • Gestione degli acquisti di eventuali forniture necessarie per l’immobile con individuazione delle forniture da acquistare e dei soggetti da cui acquistare le forniture, predisposizione degli ordini di acquisto, supervisione e gestione della
  • Pulizia e igiene ambientale
  • Conduzione e manutenzione impianti tecnologici
  • Manutenzione edile
  • Vigilanza e reception
  • Facchinaggio
  • Gestione spazi verdi
  • Servizi di pronto intervento
  • Consegna delle forniture

Project Management

Polimnia RES ha sviluppato competenze nell’organizzazione, pianificazione e gestione di progetti nel settore delle costruzioni e dell’edilizia incorporando attività di impiantistica e servizi integrati di facility management.

Polimnia RES è in grado di proporre progetti innovativi e customizzati, sia che si tratti di nuove costruzioni sia di immobili esistenti, partendo da processi standardizzati: i professionisti di  Polimnia RES hanno competenze approfondite nella gestione dell’intero ciclo di vita di un progetto, dalle fasi iniziali di organizzazione e pianificazione, fino alla definizione ed esecuzione di un piano che integri gli aspetti operativi, tecnici, economici ed inerenti la sicurezza, per garantirti  il rispetto del contratto nelle sue componenti di tempo, di costo e di qualità del lavoro.

HOTEL MANAGEMENT

Hotel Management

La Divisione specializzata in hotel management offre servizi a 360° sia nell’ambito della gestione diretta di talune strutture alberghiere e RTA sia a supporto di strutture operate da gestori terzi.

Le attività ricoprono più ambiti, caratteristici e strategici nella moderna gestione di una struttura alberghiera, che possano renderla economicamente redditizia e performante.

In alcuni casi Polimnia RES si è occupata anche della completa ristrutturazione degli spazi interni con la realizzazione di camere nuove e moderne, di spazi comuni tra i quali la SPA, del rifacimento  degli impianti e del restauro delle facciate, della gestione delle aree verdi.

La creazione di nuovi outlet e centri di ricavo possono essere cardini su cui improntare la strategia aziendale, così come la trasformazione di servizi e ambienti pre-esistenti, al fine di massimizzare le performances.

Le attività connesse alle strategie commerciali, di comunicazione e di marketing sono altre leve su cui Polimnia RES ha una consolidata esperienza che mette a disposizione dei propri committenti, tramite un gruppo di professionisti del settore.

  • coordinamento e supporto nelle procedure di selezione e valutazione del personale;
  • scelta delle modalità contrattuali normativamente più adeguate e convenienti;
  • organizzazione dei sistemi di lavoro per il miglioramento della produttività;
  • implementazione di procedure di controllo sulle presenze/orari di lavoro, recuperi, ferie e loro gestione;
  • indicazione circa il modello gestionale da adottare per un incremento dell’efficienza e per una riduzione dei costi delle risorse umane.
  • analisi dei fornitori presenti, supporto nella ricerca di nuovi fornitori e nella gestione dei rapporti con gli stessi
  • implementazione di procedure e controllo sugli acquisti
  • gestione e coordinamento dei pagamenti
  • controlli di qualità dei servizi
  • verifica della redditività dei servizi alberghieri offerti e miglioramento delle performances
  • analisi e controllo dei costi e del rapporto qualità/prezzo;
  • svolgimento delle procedure amministrative legate alla classificazione alberghiera;
  • ricerca e sviluppo migliori sistemi informatici per la gestione ordinaria della struttura (PMS/CRS)
  • pianificazione amministrativa e tecnica dei processi;
  • implementazione di procedure di controllo interno;
  • predisposizione del budget e analisi periodica dei risultati, degli scostamenti e dei KPI di settore;
  • gestione dei rapporti con le banche
  • analisi della concorrenza e studio del mercato di riferimento
  • swot analyisis e definizione USP
  • sviluppo del sito web della struttura ricettiva, apertura e gestione canali social, campagne pubblicitarie e/o di brand awarness per incrementare l’engagement del pubblico
  • monitoraggio, analisi e gestione delle recensioni
  • ottimizzazione dei CRM
  • definizione del materiale informativo e pubblicitario della struttura (brochure cartacee o digitali dei vari reparti e servizi, presentazioni commerciali, fact sheet, eventuali gadget, cartelle stampa, foto e video shooting, etc.);
  • definizione obiettivi commerciali della struttura e segmentazione strategica
  • gestione dei rapporti con catene alberghiere e consortia/ associazioni di riferimento
  • partecipazione alle principali fiere di settore, convegni, meeting ed eventi promozionali per conto delle strutture
  • definizione piani tariffari
  • revenue Management
  • ricerca mercati target e consolidamento rapporti con principali OTA, Tour Operators, Meeting Industry, Event & wedding Planners, etc
  • collaborazione con primarie guide di settore
  • analisi volta all’individuazione del modello di gestione ottimale per la struttura (in/out-sourcing) e progressiva implementazione e messa a regime del modello individuato.
  • analisi delle necessità relative alle manutenzioni ordinarie, contrattualistica e affidamento alle società per la realizzazione progetti ed interventi
  • attivazione lavorazioni e controllo scadenze
  • calendarizzazione periodica delle manutenzioni da effettuare
  • analisi delle necessità di manutenzioni straordinarie/lavori speciali
  • individuazione dei soggetti ai quali affidare la realizzazione dei progetti architettonici per l’ottenimento di permessi e concessioni edilizie e monitoraggio delle attività relative
  • predisposizione dei contratti di appalto dei lavori
  • individuazione dei soggetti ai quali affidare la Direzione Lavori e la Sicurezza, l’individuazione del Responsabile Lavori, la gestione e supervisione della rispondenza dei lavori ai progetti esecutivi e ai contratti di appalto, la contabilità dei lavori, verifiche di fine lavori, collaudi, consegne fino all’ottenimento delle certificazioni finali
  • gestione delle varianti con verifica della fattibilità tecnica e della congruità economica